Baseado na framework XRM©, o Correspondence Management System é uma ferramenta essencial para qualquer organização, permitindo gerir toda a correspondência institucional com os seus parceiros de negócio, bem como manter em segurança toda a informação e documentação relevante para a comunicação personalizada.

Seguranca e Privacidade

Base de dados inclusiva: Todos os documentos ficam integrados na base de dados. Controle de acessos dos utilizadores à informação. Informação encriptada.

Centralizar / Standardizar

Correspondência, documentos e informação centralizada e disponível na LAN. Todas as comunicações recebidas e enviadas podem ficar registadas na base de dados. Comunicações configuráveis: cartas, emails, sms, atas de reunião, assuntos de telefonemas, etc. Comunicações massivas. Comunicação com modelos aprovados.

Workflow e Follow-up

Workflow documental configurável, para dar conhecimento ou aprovação de documentos recebidos. Seguimentos de comunicações

Informação de Stakeholders

Registo em segurança de toda a informação e documentos de entidades e contactos. Anexação de qualquer tipo de documento aos registos. Informação diversa, relacionamento entre entidades e contactos.

Pesquisas múltiplas

Pesquisas multi-nível com filtros em todos os campos dos registos.
Pesquisas de palavras ou textos em documentos de comunicação ou anexos de qualquer registo de qualquer tabela

Organização

Organização de toda a correspondência recebida e enviada por processos, projetos, entidades, contactos, entre outros
Anexação de documentos de qualquer tipo a qualquer registo de qualquer tabela

Imagem

Normalização dos suportes da comunicação, garantindo uma imagem única para o exterior
Utilização de modelos de documentos pré-definidos e aprovados para uso nos diversos tipos de documentos

Privacidade

Todos os dados pessoais ficam protegidos e guardados em segurança
Apoio no cumprimento do RGPD-Regulamento Geral de Proteção de Dados, garantindo a integridade e confidencialidade dos dados

Integração

Integração com ferramentas de produtividade: Microsoft Word, Excel, Outlook
Exportação de dados para Excel

Comunicações personalizadas

Comunicações personalizadas, unitárias ou geradas de forma massiva
Mailings e eMailings

Informação

Gestão da Informação da atividade empresarial através do registo de todas as informações relevantes sobre todos os intervenientes e documentos

Seguimentos

Acompanhamento de comunicações recebidas e enviadas
Gestão por datas, responsáveis e tipo de seguimento a efetuar

Workflow

Workflow de correspondência recebida
Fases e interlocutores parametrizáveis por tipo de documento

Multi-língua

Língua definida por utilizador
Disponíveis: Inglês e Português

Requisitos técnicos

Windows 8.1 ou superior
Microsoft SQL Server 2016 Express ou superior
Microsoft Word para personalização de cartas de envio
Microsoft Outlook para envio de email